办会一站式服务

一、会议现场服务工作流程

 

流程执行负责人:会议服务统筹主管

流程执行责任人:现场服务相关人员

 

A、会议服务职能流程图

 

B、现场服务流程图

 

C、现场服务详细流程

 

1、会前准备:

会议设备、设施、服务需求确认。

物品准备、服务人员配置。

协调沟通主办方完成场地布置及客户确认。

明确主办方会议程序及现场服务需求。

会议室设备设施物品及安全检查。

2、会中服务:现场检查,落实跟进

会议开始前,提前30-60分钟到场,开灯、门、空调、摆台、及通知清洁等。

现场服务按相关会议服务标准操作。

饮用水的更换,麦克风的传递等。

中场加椅5-8分钟内完成。

披巾:重大活动及上级单位(市领导参加的会议可提供最多10条)。

安保:维持会场及周边秩序、突发安防事件处理。

应急:空调、照明供电、会议设备突发情况立即通知相关责任部门具体负责人。

会议结束,把前后门打开,站立门口微笑着向客人道别(如:谢谢慢走、欢迎下次再来等)。

提醒客人带齐好自已随身携带的贵重物品及资料,检查场地是否有客人遗留下的贵重物品及资料,如有发现应及时与客户联系。   

3、会后服务:

通知清洁人员及时清理会议室桌面及地面卫生。

通知场地管理员进行场地规整,以备下次会议使用。

当天会议所用物品要及时回收,操作间、茶水间的清清及整理并做好消耗或所需物品的登记,及时补充。

检查厅室内灯光、空调、饮水机电源等是否关闭若未关好请通知相关部门关闭后方可锁门。

如有下场会议的客户需求,及时与相关人员进行协调、交接。        

 

二、会议设备技术服务流程

 

流程执行负责人:会议设备技术服务主管

流程执行责任人:会议设备技术员

 

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